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El Instituto de Pensiones del Estado de Jalisco implementa Tecnología RFID para controlar sus Activos Fijos.

Publicado en Mar/01/2013



Antecedentes

El IPEJAL tiene como misión proporcionar seguridad social a los afiliados, pensionados y sus beneficiarios, garantizando derechos y beneficios que les permitan calidad de vida.
Su visión está enfocada a ser una institución transparente, de vanguardia y con solvencia financiera que garantice prestaciones accesibles y oportunas con calidad y calidez a sus afiliados, pensionados y beneficiarios.

Dentro de su estructura organizacional por mencionar algunas de las áreas que lo integran se tienen las siguientes:
• Dirección General
• Subdirección General
• Informática y Sistemas
• Contraloría
• Jurídico
• Administración y Servicios
• Finanzas
• Promoción de Vivienda
• Servicios Médicos
• Prestaciones

Con una visión de vanguardia, IPEJAL encuentra un área de oportunidad en el Control de los Activos asignados a los distintos departamentos que lo conforman y decide implementar tecnología RFID como apoyo para el establecimiento de dicho control con la expectativa de automatizarlo y hacerlo efectivo.


La Problemática

El IPEJAL cuenta con un aproximado de 30,000 activos de diferentes clasificaciones o tipos como son equipo de cómputo, mobiliario de oficina y vehículos por mencionar los rubros más importantes.

Las áreas de oportunidad y problemas que se tenían al respecto del control de activos fijos específicamente se describen a continuación:

• Robos de activos.
• Desconocimiento de la ubicación de los bienes
• Cambios de ubicación de los activos sin la actualización correspondiente en sistema
• Dificultad y demora en la toma de inventarios

Dentro de la infraestructura informática de IPEJAL se integraban los sistemas SAP y SIIF (Sistema Integral de Información Financiera) en lo que se registra la base de datos de activos fijos y sus actualizaciones; como apoyo para su control se utilizaban etiquetas de códigos de barras además de los lectores móviles, sin embargo las necesidades rebasaron las herramientas y las funcionalidades que ofrecían al respecto de la vigilancia, registro y revisión de los bienes por lo que se pensó en integrar RFID como complemento a los procesos de control establecidos


Solución

Solutia Intelligence, socio tecnológico de IPEJAL en el proyecto de RFID, integra automatización a los procesos de control de Activos Fijos a través de su solución GoMonitor! de TaGo!

A su vez se apoya en fabricantes de tecnología reconocidos a nivel mundial para lograr cumplir con los objetivos al respecto del control de Activos Fijos.

Con la asociación de estas marcas, se ofrece entonces una solución integral a la necesidad de IPEJAL logrando puntualmente el éxito como resultado de los objetivos planteados:

a) Control y monitoreo de manera eficiente a todos y cada uno de los activos de IPEJAL, aprovechando la tecnología RFID, de manera que al día de hoy es posible implementar auditorias o revisiones en mucho menos tiempo además de tener la absoluta certeza sobre la permanencia y conservación de los bienes y del patrimonio del Instituto.
b) Registro y monitoreo de las entradas y salidas de empleados, cuando estos pasan a través de los principales accesos dentro de las instalaciones del Instituto.


Componentes de la Solución

• Computadoras móviles Intermec CN3
• Lectores móviles RFID Intermec IP30B
• Lectores RFID Intermec IF30A
• Antenas RFID Intermec IA33A
• Torre de luz
• Sensores fotoeléctricos
• Impresora de etiquetas RFID Zebra R110Xi
• Impresora de credenciales Zebra P120i
• Tags RFID
• Etiquetas RFID
• Software GoMonitor! de TaGo! (aplicación WEB)
• Interfaz con el sistema SIIF


Los Beneficios

Al implementar tecnología RFID se tuvo mayor control de los activos en los accesos al edificio. La identificación y el inventario periódico eficientarón notablemente los procesos porque se eliminaron los errores humanos, se tiene actualizado en tiempo real la ubicación de todos los activos registrados.

Gracias a esta solución, el Instituto de Pensiones del Estado de Jalisco, ha incrementado la calidad de sus servicios

Mejoras
• 70% de ahorro promedio del tiempo de lectura de activos.
• Trazabilidad y rastreabilidad de los activos.
• Resguardos bien identificados y registrados
• Conocimiento de la ubicación exacta de los activos en tiempo real
• Control preciso y bien identificado de las entradas y salidas de activos al edificio del Instituto
• Eficacia en el proceso de inventarios de Activos Fijos
• Eliminación del proceso manual de registro en los accesos del Instituto
• Como un plus del proyecto se implementó también el control de asistencia del personal de IPEJAL, relacionando al portador y dueño de la credencial RFID con los activos asignados.

“Este sistema nos ayudara a controlar y alimentar de manera automática los registros de Activos y llevar un mejor control de los mismos como beneficio a la Institución. RFID nos ayuda a tener un mejor control en todos los aspectos.”
Elizabeth Guzmán.
Responsable del Proyecto

“Esta herramienta nos será de gran apoyo en el control de todos los bienes y activos. Definitivamente representa una mejora muy significativa en los procesos que involucran el manejo de los activos fijos.”
Modesto García.
Coordinador de Infraestructura

El área de Servicios Generales, responsable del Control de los Activos Fijos en IPEJAL, será la encargada de llevar a cabo los registros y manejo del sistema implementado.


Implementación

En Solutia Intelligence, a través de nuestra marca TaGo!, somos una empresa dedicada a la implementación y promoción de la tecnología RFID en el occidente del país y tuvimos la oportunidad de representar los socios tecnológicos encargados de dirigir el proyecto de Control de Activos Fijos con Tecnología RFID en IPEJAL.

Se realizaron los estudios correspondientes para determinar desde los equipos móviles, impresoras, arcos RFID y su configuración así como los tags y etiquetas que componen la solución implementada. Así mismo se parametrizo el software para que cumpliera con las necesidades funcionales y de interfaz de IPEJAL, logrando con el apoyo del Comité, Directivos y Coordinadores del Proyecto por parte de IPEJAL así como con la integración de Procesos y Tecnología, el cumplimiento de los objetivos trazados.

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