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La Secretaría de Finanzas del Estado de Jalisco se renueva con Tecnología RFID.

Publicado en Mar/01/2013



Sobre la Dependencia
La Secretaría de Finanzas del Estado de Jalisco tiene como misión asegurar la eficaz y honesta obtención, administración y aplicación de recursos en un ámbito de legalidad y justicia, con la participación y el conocimiento de la sociedad a fin de hacer viables los programas de gobierno para el desarrollo sustentable del Estado. También busca consolidar la confianza mediante la administración innovadora y eficaz de la hacienda pública, dentro de un marco de legalidad, justicia y honestidad, que permita alcanzar un gobierno cercano y transparente, fomentando el desarrollo sustentable para todas y cada una de las regiones y municipios del Estado.

El Reto
Simplificar los procesos de control de inventario y búsqueda de activos de la Secretaría que permitan la identificación y ubicación precisa del mobiliario, equipos, enseres y demás bienes propiedad de esta Dependencia.

La Solución
Tecnología RFID.

Los Beneficios
• 35% de reducción del tiempo sobre la emisión de documentos de resguardo y transferencia
• 50% ahorro promedio del tiempo de lectura de activos, equivalente a mayor productividad del personal de seguridad
• Trazabilidad de los activos
• Eficacia en el proceso de inventario
• Mayor control en los accesos de entrada y salida
• Resguardos ágiles y actualizados de los bienes

Problemática
Dentro de las áreas de control patrimonial y seguridad interna de la Secretaría de Finanzas del Estado de Jalisco, se detectó la necesidad de contar con una solución que registrara los activos que maneja la Secretaría que, anteriormente, estaban identificados con etiquetas estándar y código de barras mediante un sistema numerado a nivel interno; esto no era eficaz porque las etiquetas con código de barras se desprendían por el uso constante y se maltrataban, ocasionando lecturas deficientes por suciedad o deformación de las mismas, lo cual repercutía en un control deficiente de los bienes de esta Dependencia. Simplificar las operaciones de control de entradas y salidas de activos, era fundamental, así como los procesos de inventariado, búsquedas, asignación de resguardantes y generar reportes que cumplieran las especificaciones deseadas por la Secretaría de Finanzas. La variedad de activos es grande así como su constante uso, lo cual complicaba la administración de los mismos.

Implementación
TaGo, empresa dedicada a la implementación y promoción de la tecnología RFID en el occidente del país (www.solutiaintelligence.com), fue la encargada de dirigir el proyecto; desde la idea inicial de solución del problema hasta las recomendaciones de operación para que el sistema funcionara de manera adecuada. Posteriormente, se realizó un estudio de la instalación de la tecnología RFID del edificio de la Secretaria de Finanzas del Estado de Jalisco, se determinaron los puntos de control, así como la cantidad y tipos de activo fijo a controlar. Finalmente, se revisaron las operaciones internas, reconociendo los procesos que por ley, los responsables tienen que ejecutar y los procesos que optimizarían su labor diaria. Definir la posible solución de la implementación de la tecnología de identificación, que aún no era bien conocida por la Dependencia, fue un proceso que requirió de experiencia y visión, pues quedaba claro que la tecnología de Identificación por Radiofrecuencia (RFID) revolucionaría ciertas operaciones internas propias de las entidades de gobierno. Se colocaron lectores RFID, también equipos de cómputo, asignación de permisos en la red de comunicaciones del edificio e instalación del sistema de software GoMonitor para control de activo fijo mediante tecnología RFID, así como la configuración del software, fueron actividades realizadas por esta misma empresa. El software fue personalizado para cumplir las exigencias específicas que se plantearon por la Secretaría en la etapa de verificación de la propuesta. De acuerdo a las políticas y necesidades del gobierno, también se instaló un sistema en donde el personal pudiera asignar responsables, permisos de salida, entre otras funciones. La tecnología implementada en la Secretaría constó de lectores RFID colocados en las puertas de acceso al edificio, diversos formatos para el etiquetado de los activos existentes y de equipos lectores RFID móviles para labores de inventariado y búsquedas. Los activos fueron etiquetados con identificadores RFID, permitiendo mayor rapidez y confiabilidad en las labores de inventario.

La instalación de lectores RFID en los portales, que están equipados con monitores que permiten observar el estado de seguridad de los enseres que pasan por ellos, eficientó la labor de revisión de los agentes de seguridad interna.
Las áreas de la organización beneficiadas con la implantación fueron:
• Control Patrimonial
• Seguridad Interna
• Satisfacción de clientes

El Hardware utilizado:
• Lectores RFID Intermec IF30
• Antenas RFID IA33A
• Terminales Móviles Intermec Serie 700
• Lectores RFID portátiles IP4 de Intermec

Beneficios
Al implementar el sistema RFID se tuvo mayor control de los activos en los accesos al edificio. La identificación y el inventario periódico eficientaron notablemente los procesos porque se eliminaron los errores humanos, se tiene actualizado en tiempo real en dónde se encuentran todos los activos registrados. Gracias a esta solución, la Secretaría de Finanzas del Estado de Jalisco, ha incrementado la calidad de sus servicios. Mejoras:
• 50% ahorro promedio del tiempo de lectura de activos, equivalente a mayor productividad del personal de seguridad.
• Eliminación virtual de las filas de revisión
• Eliminación del proceso de registro manual de salida de activos en los accesos
• 35% de reducción del tiempo sobre la emisión de documentos de resguardo y transferencia

Los usuarios de la instalación se benefician por la eliminación de las filas de espera. Los agentes de seguridad pueden enfocarse en actividades más significativas y prestar un mejor servicio gracias a que el sistema ejecuta las revisiones por ellos.

Más Casos de éxito